Če iščete načine za izboljšanje poslovne e-pošte, niste sami. Strokovnjaki se redno spopadajo s pisanjem e-poštnih sporočil in kot glavne ovire navajajo jasnost, jedrnatost in hitrost.
Izdelava popolnega poslovnega e-poštnega sporočila ni nujno zapletena in zagotovo ne potrebujete doktorata znanosti iz literature, da napišete jasna in prepričljiva e-poštna sporočila. Nekaj preprostih nasvetov in trikov vam lahko pomaga učinkoviteje komunicirati in za to porabiti manj časa.
Če tega še niste storili, si oglejte naš seznam najboljših e-poštnih storitev; vse te nasvete boste lažje izvedli, ko boste našli e-poštnega odjemalca, ki je za vas udoben in enostaven za uporabo.
1. Uporabite oblikovanje besedila v svoj prid.
Skoraj vsa sodobna e-poštna sporočila so poslana v HTML-ju, kar pomeni, da lahko izkoristite oblikovanje, da dodate poudarek ali zagotovite jasnost. Selektivna uporaba krepko, podčrtano in ležeče besedilo lahko izraža pomembnost, nujnost in ustreznost.
Če boste z oblikovanjem opozorili na ključne koncepte, bo vaše e-poštno sporočilo lažje bratiin na hitro posredujte več informacij. Glede na to, da povprečni pisarniški delavec dnevno prejme več kot 80 e-poštnih sporočil, bo vaše pomagalo, da bo izstopalo kot jasno in lahko razumljivo.
Nikoli ne uporabljajte VELIKIH ČRK, da poudarite točko; ljudem se zdi to nesramno in celo nesramno.
2. Dodajte hiperpovezave kot profesionalec
Zelo priročno je, če nekdo omenja dokument ali spletno mesto, in vse, kar morate storiti, je, da kliknete na zadevno ključno besedo, da sami preverite vir. Hiperpovezave so odličen način, da vaša e-poštna sporočila izgledajo bolj profesionalno, bralci pa jih bodo zelo cenili.
Prav tako je še en razlog, da je pomembno, da se odločimo za dober e-poštni program, čeprav večina spletnih, kot je Gmail, danes, prav dobro obvlada povezave. Čeprav se razlikuje od aplikacije do aplikacije, je Ctrl + K (Cmd + K za Mac) skoraj univerzalna bližnjična tipka za dodajanje hiperpovezave. Če ne deluje, preprosto poiščite navodila v meniju za pomoč aplikacije.
3. Izogibajte se nenavadnim ali neprofesionalnim pisavam
Da, sem spadajo tudi stripi. Pri izbiri pisave za profesionalna e-poštna sporočila se držite klasike. Na primer Arial in Calibri sta enostavna za branje, takoj znana in primerna za poslovna okolja. Tudi za največjo berljivost uporabljajte isto pisavo ves čas.
4. Vzemite si čas za ustvarjanje profesionalnega podpisa
Nekatera podjetja bodo imela smernice, kaj vključiti (ali ne) v svoj podpis, če pa ne, imate na voljo dovolj prostora za oblikovanje profesionalne podobe.
Dodajanje logotipa vašega podjetja lahko močno prispeva k oblikovanju poliranega videza. Sodobne e-poštne aplikacije vam omogočajo, da svoj logotip centrirate in pod njim napišete besedilo ali poravnate logotip levo, besedilo pa na desno. Kakor koli že, vaša e-poštna sporočila bodo takoj videti bolj profesionalna, bralci pa vas bodo lažje povezali z vašim podjetjem.
Tudi pri elektronskem podpisu je manj več. Držite se osnov: svojega imena in položaja, telefonske številke in po potrebi preprostih ikon za družabna omrežja. Blagovne znamke, kot so Twitter, Facebook in Instagram, imajo strani z viri z ikonami, ki jih lahko dodate v svoj podpis in ki vodijo do vaših profilov.
Obstajajo tudi različni generatorji podpisov, na primer WiseStamp, ki vam bodo v nekaj minutah pomagali zgraditi profesionalni podpis.
5. Lektorirajte svojo e-pošto
To je lahko težka navada, zlasti za tiste, ki pišemo 30 ali 40 e-poštnih sporočil na dan, vendar bo bistveno vplivalo na to, kako dobro komunicirate. Zaradi črkovalnih napak, tipkarskih napak in nepravilne slovnice bo vaša e-pošta (in tudi vi) videti manj profesionalna.
Ne oklevajte in si oglejte dobro slovnico in pripomočke za pisanje. Grammarly je na primer razširitev brskalnika, ki se mnogim zdi koristna pri odkrivanju takšnih napak. Vendar bodite previdni, da se ne zanašate samo na samodejne pisalne pripomočke. Še vedno bi morali e-pošto lektorirati od začetka do konca.
6. Izogibajte se puhu in polnilom
Tako kot vi imate tudi pri večini ljudi dohodna e-poštna sporočila neskončna. Poleg preprostega pozdrava in vljudnega zaključka naj bodo stvari čim bolj neposredne in preproste. Posebno pozornost posvetite ponovitvam, natečenim stavkom in polnilu.
Pisanje e-pošte ni podobno govorjenju: besedilo ostane na zaslonu in je bralcem dostopno kadar koli. Nič več ni treba omeniti več kot enkrat in se večkrat sklicevati na isti izdelek ali koncept.
Kot smo že omenili, z uporabo oblikovanje za poudarjanje in hiperpovezave do referenčnih dokumentov lahko svoje besedilo močno poenostavite za učinkovitejše e-poštno sporočilo.
Povzetek
Pisanje odličnih poslovnih e-poštnih sporočil ne bi smelo biti stresno ali dolgotrajno, čeprav je za to potrebna praksa. S temi šestimi preprostimi nasveti boste lažje ustvarili e-poštna sporočila, ki bodo jasnejša in lažja za branje in razumevanje ter bolj profesionalnega videza in občutka.
Samozavestno in pravočasno ustvarjanje profesionalnih e-poštnih sporočil je veščina, ki se je lahko naučimo in izboljšamo kot katero koli drugo. V spletu je na voljo veliko virov, vključno z brezplačnimi e-poštnimi predlogami, ki jih lahko uporabite kot navdih in ki lahko olajšajo nalogo.
- Predstavili smo najboljše ponudnike varne e-pošte.