Google Workspace vsebuje nekaj najboljših aplikacij za produktivnost na svetu. Morda ste se že naučili nekaj nasvetov za prihranek časa, ki vam bodo pomagali izkoristiti več vrednosti iz te pisarniške programske opreme. Vendar večina uporabnikov ne ve, da Google Preglednice, Dokumenti, Gmail in Obrazci podpirajo skoraj neomejeno avtomatizacijo delovnega toka. To je lahko še posebej dragoceno za mala in srednje velika podjetja, ki porabijo veliko časa za izvajanje rutinskih nalog, kot so usmerjanje naročil in ocenjevanje obrazcev zahtev.
V tem priročniku bomo razložili, kako deluje avtomatizacija delovnega toka v Google Workspace, in poudarili nekatere dodatke, s katerimi lahko povečate moč te pisarniške zbirke za vaše podjetje.
Kaj so poteki dela v Google Workspace?
Pretvorba surovih podatkov v obliko, ki jo lahko uporablja vaše podjetje, zahteva čas. Če iz obrazca prejmete prijavo za stik, jo bo morda treba pretvoriti v obliko, ki jo bo lahko prebrala vaša programska oprema za upravljanje odnosov s strankami. Če prejmete zahtevo za naročilo, jo boste morda morali razdeliti in poslati različne podrobnosti različnim osebam v vaši organizaciji.
Na srečo Google Workspace omogoča avtomatizacijo teh transformacij s poteki dokumentov. Ti delovni tokovi vam omogočajo, da določite zaporedje korakov, ki jih morajo podatki opraviti, in nato ta postopek izvedejo namesto vas. Potek dela dokumentov je na splošno zelo prilagodljiv, zato lahko postopek avtomatizacije enostavno prilagodite svojim poslovnim potrebam.
Avtomatizirane delovne tokove dokumentov lahko ustvarite v večini aplikacij Google Workspace, vključno z Google Dokumenti, Preglednicami, Gmailom in Obrazci.
Kako avtomatizirati potek dela z dokumenti: skript za Apps v primerjavi z dodatki
Glede na to, kako zapleten avtomatiziran potek dela morate ustvariti, lahko greste na dve različni poti.
Potek dela najlažje ustvarite tako, da uporabite za to vgrajen dodatek. V spletni trgovini Google je na voljo na stotine dodatkov za avtomatizacijo. Nekateri od njih so brezplačni, vendar mnogi zahtevajo enkratno plačilo ali mesečno naročnino. Če se odločite za plačljiv izdelek, preverite, ali podjetje, ki ga izdeluje, nudi podporo strankam, če naletite na kakršne koli težave.
Če želite brezplačno ustvariti popolnoma avtomatizirane izdelke po meri, lahko uporabite Apps Script. To je okolje za razvijalce, ki ga je zgradil Google, da lahko vsakdo ustvari dodatke za aplikacije Google Workspace. Dejansko so bili skoraj vsi plačljivi dodatki za avtomatizacijo, ki jih najdete v Googlovi spletni trgovini, izdelani s pomočjo skripta Apps. Čeprav obstaja veliko virov, ki vam bodo pomagali začeti s kodiranjem v skriptu Apps Script, je lahko nastavitev celo preproste avtomatizacije s kodo dolgotrajna.
Kako dostopati do dodatkov za avtomatizacijo
Če želite brskati po dodatkih za Google Preglednice, Dokumente, Gmail ali Obrazce, jih lahko najdete v Googlovi spletni trgovini. Najlažji način dostopa do spletne trgovine je, da v kateri koli od teh aplikacij poiščete meni Dodatki in nato kliknete Pridobi dodatke. Odprlo se bo okno, ki je že filtrirano in vam prikaže samo dodatke, ki delujejo z aplikacijo Google Workspace, ki jo trenutno uporabljate.
Vsak dodatek iz spletne trgovine lahko namestite s klikom na gumb Namesti. Upoštevajte, da bodo plačljivi dodatki morda morali kupiti naročnino, preden jih boste lahko začeli uporabljati.
Kaj lahko storite s poteki dokumentov?
Če si želite predstaviti vrste nalog, ki jih lahko opravite z avtomatiziranimi poteki dokumentov, si oglejmo nekaj primerov. Uporabljali bomo aplikacije iz Googlove spletne trgovine, vendar ne pozabite, da lahko veliko teh delovnih procesov ustvarite brezplačno prek skripta za aplikacije.
Poslovni podatki so prepogosto porazdeljeni v več preglednic. Morda imate podrobne podatke o prodaji iz različnih oddelkov, shranjene v različnih listih. Lahko pa imate podatke o strankah iz različnih obrazcev za vnos shranjene v ločene dokumente.
Z avtomatizacijo poteka dela lahko enostavno združite podatke iz več preglednic v eno glavno tabelo. Za to radi uporabljamo SheetGo (začne se pri 12 USD na uporabnika na mesec), saj olajša povezavo več datotek Google Sheets. Še boljše je, da SheetGo omogoča tudi kopiranje datotek Excel in CSV ter samodejno dostavo podatkov iz teh dokumentov v glavno preglednico Google Sheets.
Pri tem dodatku za avtomatizacijo je še posebej lepo, da se samodejno posodablja. SheetGo bo pregledoval distribuirane preglednice za nove podatke tako pogosto, kot želite, in sledil spremembam glavnega dokumenta s pomočjo funkcije zgodovine urejanja v Google Preglednicah.
Odobritve zahtev za odmore, poročil in drugih notranjih postopkov so bistvenega pomena za nemoteno delovanje večine podjetij. Z dodatki, kot je Form Workflow Plus (začne se pri 300 USD na leto), lahko Google Obrazce enostavno povežete s Preglednicami za sledenje in upravljanje zahtev za odobritev.
S tem dodatkom mora upravitelj preprosto ustvariti obrazec zahteve v Google Obrazcih. Ta obrazec se preusmeri na določene odobritelje, ko je izpolnjen in vsi podatki vneseni v preglednico. List spremlja, kje je zahteva v postopku odobritve, skupaj z odločitvami in komentarji posameznih odobriteljev.
Form Workflow Plus podpira tudi večstopenjsko usmerjanje odobritve, zato je lahko koristen za bolj zapletene delovne tokove, kot je usmerjanje naročil.
Čeprav je na voljo veliko orodij za e-poštno trženje, lahko v Gmailu ustvarite presenetljivo polne e-poštne kampanje z dodatkom, kot je Yet Another Mail Merge (brezplačen za uporabo).
S to aplikacijo vnesete e-poštne naslove vseh, ki jim želite poslati e-pošto, v preglednico Preglednic. Nato lahko v Gmail vpišete sporočilo in dodate personalizacijo z vgrajeno kodo aplikacije.
Ko ste pripravljeni na pošiljanje, se vrnite v Preglednice in še eno združitev pošte bo vaše e-poštno sporočilo poslalo vsem na vašem seznamu. Odprtosti e-poštnih sporočil, klikom in odgovorom lahko sledite neposredno v preglednici.
Najboljše pri tem orodju je, da lahko ustvarite neomejeno število preglednic za različne akcije. Poleg tega, ker uporabljate Preglednice, lahko preprosto vnesete kontaktne podatke za izdelavo svoje tržne kampanje iz CRM-ja, Google Obrazcev ali obstoječih preglednic.
Preglednice so lahko presenetljivo učinkovite za določanje projektnih nalog in mejnikov. Poleg tega lahko z uporabo dodatka, kot je ProjectSheet, samodejno sledite napredku v svoji preglednici.
Ta priročen brezplačen dodatek samodejno izračuna število opravil na mejnik in spremlja, ali je vsako opravilo označeno kot dokončano, v teku ali ne. Na podlagi tega bo prikazal odstotek dokončanja za vsako fazo projekta.
Poleg tega vam ProjectSheet lahko pomaga ugotoviti, kdaj projekt zaostaja za razporedom. Dodatek bo samodejno označil vrstico napredovanja za vsak mejnik zeleno, rumeno ali rdeče glede na to, ali so podnaloge vklopljene, blizu ali mimo zastavljenih rokov.
Ustvarjanje aplikacije za pametni telefon za vaše podjetje je običajno dolgotrajen in drag postopek, ki zahteva najem namenskih razvijalcev programske opreme. Toda z avtomatizacijo delovnega toka lahko ustvarite osnovno mobilno aplikacijo kar znotraj Google Preglednic.
Za to se bomo obrnili na dodatek AppSheet (začne se pri 5 USD na uporabnika na mesec). S to aplikacijo preprosto dodate podatke v preglednico Preglednic. Podatki so lahko karkoli, od inventarja trgovine za ustvarjanje mobilne spletne trgovine ali kontaktnih podatkov zaposlenih za ustvarjanje notranjega imenika.
Preglednico povežite z aplikacijskim preglednikom in po potrebi uredite lastnosti podatkovnih stolpcev. Za naloge, kot je upravljanje zalog, lahko podnastavite podatke in dodate izraze po meri. Ko ste pripravljeni, lahko izbirate med različnimi vnaprej določenimi predlogami zaslona in se odločite, kako bodo vaši podatki prikazani v novi aplikaciji.
Najboljši del vsega tega je, da se brez težav integrira z drugimi avtomatiziranimi poteki dela Google Workspace. AppSheet lahko konfigurirate tako, da sproža samodejna e-poštna sporočila na podlagi sprožilcev v aplikaciji ali dodaja podatke, ki jih uporabniki vnesejo v drugo preglednico Preglednic. Poleg tega lahko AppSheet pošlje samodejna poročila, ki jih lahko preprosto uvozite v Preglednice.
Povzetek
Avtomatizacija delovnih tokov dokumentov v Googlu Google Workspace lahko vašemu podjetju prihrani čas in denar ter odklene zmogljive nove funkcije. Čeprav je mogoče s pomočjo skripta za aplikacije ustvariti lastne avtomatizirane poteke dela, v Googlovi spletni trgovini najdete veliko brezplačnih in plačljivih dodatkov, ki podpirajo avtomatizacijo. Danes poskusite nekatere od teh predstavljenih dodatkov, da vidite, kako lahko avtomatizacija delovnega toka pomaga, da kateri koli poslovni proces teče bolj gladko.
- Predstavili smo najboljšo programsko opremo za upravljanje dokumentov.
