Trenutno življenje v navideznem svetu ni nujno tako omejeno. Res je, da se mnogi med nami samoizoliramo in poslušamo s pomočjo poslovnega prenosnika in klepeta Zoom, vendar obstajajo načini, kako organizirati virtualni dogodek za poslovno srečanje, video konferenco, predstavitev izdelkov ali celo polnopravno začetna zabava. Kot poslovni voditelji se nam ni treba spraševati, ali bodo ljudje preskočili dogodek ali se celo izognili udeležbi, ker obstajajo boljše možnosti.
Na srečo številna načela in koncepti resničnega osebnega dogodka še vedno veljajo za prirejanje virtualnega dogodka - vse do prigrizkov in kave ter časa za spoznavanje. Dobro je čim bolj posnemati resnični dogodek, da bi se ljudje počutili prijetno in sodelovali, pa tudi, da se držijo dogodka in ne nenadoma zapustijo.
Čeprav obstaja nekaj tehničnih ovir, je še vedno mogoče sodelovati z množicami na učinkovit in produktiven način, ki vodi do enake stopnje uspeha. Najpomembnejši del tega je namernost - zavedanje, da so ljudje zaskrbljeni in pod stresom zaradi svetovne pandemije in da se marsikaj tekmuje za njihovo pozornost. Ko se potek dogodka poenostavi, dosledna komunikacija in dodatne ugodnosti boste odkrili, da so ljudje enako zainteresirani in ujeti.
1. Sporočite, kaj lahko pričakujete
Eden najpomembnejših korakov za vsak dogodek je prenos iz resničnega sveta. Bolj ko lahko komunicirate o tem, kaj lahko pričakujete - z uporabo dnevnega reda, spletnim mestom z več podrobnostmi, e-poštnimi sporočili s posodobitvami urnika in fotografijami tistih, ki govorijo - tem bolje. To se dotakne osnovne človeške potrebe, da mora biti "seznanjen" s katerim koli dogodkom.
Udeležencem pomaga tudi vedeti, ali bo dogodek zelo strukturiran in vreden, četudi je zanje to "potrebno". (Izogibajte se zmoti, ko mislite, da bo zahtevani dogodek samodejno zagotovil uspeh.) Navidezni dogodek že ovira dejstvo, da ima udeleženec poleg sebe pametni telefon ali celo domačo televizijo in konzolo za video igre. Če bodo vedeli, da bo prišlo do podrobne razprave in odločanja, bodo telefon postavili na stran.
2. Uporabite funkcije dogodka Facebook
V uporabi funkcij Facebook dogodka je nekaj skoraj čarobnega. Za začetek so v navideznem okolju, kjer so vsi na prenosnem računalniku in za udeležbo uporabljajo Zoom, funkcije dogodkov na družbenih omrežjih čisto zlato. Zaradi tega se zdi vse bolj uradno. Vendar pa tudi funkcije dogodka naredijo veliko več kot to.
Ker smo v današnjem času vsi moteni, bomo z več možnostmi glede tega, kako se povežemo, funkcije dogodka pošiljale obvestila kot opomnike in spremljale, kdo se dejansko udeleži in kdo preskoči. Ti podatki vam lahko pomagajo pri vsakem sestanku. Ko opravite en dogodek, lahko nato sledite uspehu in se obrnete na tiste, ki so izpustili neposredno. In ne podcenjujte vrednosti pritiska vrstnikov. Funkcije dogodka prikazujejo potencialne udeležence, ki so se še strinjali, da bodo del dogodka.
3. Načrt za improvizirano razpravo
Druga lekcija, pridobljena iz resničnih dogodkov, je omogočiti improvizirane razprave. Obstaja skušnjava, da se takoj lotimo posla, da skočimo naravnost v dnevni red. Izogibajte se temu scenariju. Spet govorimo o motečih ljudeh, ki se udeležujejo prenosnika. Večina od nas potrebuje določeno časovno obdobje, da se prilagodimo nenavadnosti obiskovanja virtualnega dogodka in radi spoznamo tiste, ki se udeležujejo na nestrukturiran način.
Privoščite si vsaj 10 minut ali več, da ljudje nadoknadijo čas, poklepetajo o vremenu in se celo poglobijo v osebne težave. Nihče se ne želi udeležiti sestanka, na katerem je hladen, sterilni dnevni red in ena glavna govorna glava. Tudi v resničnem svetu gre za dogodke, ki jih ljudje preskočijo takoj, ko začnejo.
4. Naredite trikrat več promocije
Če želite zagotoviti, da je virtualni dogodek uspešen, je pomembno, da udeležence večkrat opozorite. Predpostavimo, da so ljudje zelo moteni, zato boste morali dogodek promovirati trikrat toliko ali več. To lahko vključuje pošiljanje e-pošte, besedilnih sporočil, sporočil v klepetu v družabnih omrežjih in drugih vabil, ki niso običajne. Razumevanje, kako ljudje uporabljajo digitalno komunikacijo - to pomeni, da se hitro pomikajo mimo stvari - pomeni, da boste morali z njimi preveč komunicirati in poskusiti pritegniti njihovo zanimanje in pozornost.
Eden nasvetov je sledenje uspehu vseh vabil za vsak dogodek. Če pošiljate e-pošto, uporabite orodje, ki lahko spremlja, ali so potencialni udeleženci odprli in prebrali sporočilo. Če objavljate v družabnih omrežjih, spremljajte všečke in skupne rabe. To vam bo pomagalo ostati namerno glede tega, kako pogosto komunicirate o dogodku in kaj je v preteklosti delovalo ali ne.
5. Spodbujajte čas prigrizkov in kave
Ugani kaj? Eden od razlogov, da se udeležimo resničnih osebnih sestankov, je brezplačna malica. To je človeška narava. V virtualnem okolju je to lahko zahtevno, vendar ne nemogoče. Če se odločite za sestanek podjetja čez nekaj tednov in želite, da se ga udeležijo vsi, poskusite ponuditi podobne spodbude. Na spletnem mestu za upravljanje dogodkov EventBrite lahko na primer ustvarite stran za registracijo za svoje zaposlene. Če ga med prijavo izpolnijo in kliknejo prave možnosti, ponudite promocijsko kodo za brezplačno dostavo UberEats ali brezplačno vrečko v lokalni restavraciji - dostavljeno za sestanek.
Recimo, da načrtujete predstavitev novega izdelka - pošljite vsem udeležencem brezplačno kodo za kavo v Starbucksu, ki jo lahko uporabijo za sestanek. Ta koncept se morda zdi starošolski in zaposleni ali udeleženci morda le uporabljajo kodo in se ne udeležijo sestanka, vendar gre vsaj za poskus posnemanja resnične spodbude, ki dejansko deluje.
- Za strokovne konference preverite najboljše konferenčne telefone.