Večina podjetij in posameznikov, ki ustvarjajo in sodelujejo v spletu z uporabo dokumentov, preglednic in predstavitev, pozna Microsoft Office, a mnogi še vedno ne poznajo številnih funkcij za prihranek časa, vgrajenih v to zmogljivo pisarniško zbirko.
V tem članku si bomo ogledali 18 nasvetov za prihranek časa, ki bodo vam in vašim zaposlenim pomagali, da kar najbolje izkoristite paket Microsoft Office, ne glede na to, ali uporabljate Microsoft 365 ali Microsoft Office 2022-2023. Vaši dokumenti, preglednice in predstavitve bodo videti odlično in jih boste opravili v polovici časa.
S pravilno uporabo te skrite funkcije lahko močno povečajo produktivnost zaposlenih, vam pomagajo prihraniti pri času in denarju ter jim nudijo prijetnejše delovne izkušnje.
Če iščete cenejši način za ustvarjanje bogatih dokumentov, zmogljivih preglednic in privlačnih predstavitev, si oglejte naš seznam brezplačne pisarniške programske opreme.
Kako kar najbolje izkoristiti Microsoft Office: Priprava
V Microsoft Office se ves čas dodajajo nove funkcije, zato poskrbite, da imate najnovejšo različico programske opreme. Če imate naročnino na Microsoft 365, lahko svoje programe posodobite iz aplikacije Microsoft Autoupdate ali preprosto dovolite, da se samodejno posodabljajo. V nasprotnem primeru, če ste kupili samostojno različico Microsoft Officea, samo upoštevajte, da boste morda morali nadgraditi za dostop do nekaterih spodaj naštetih funkcij.
Nasvet 1: Samodejno shrani spremembe s storitvijo OneDrive
OneDrive je storitev za shranjevanje v oblaku Microsoft Office in je na voljo, če imate naročnino na Microsoft 365 ali ne. OneDrive vam ne samo omogoča dostop do vseh datotek kjer koli in kadar koli, OneDrive lahko povežete tudi s programsko opremo Microsoft Office in izkoristite funkcijo samodejnega shranjevanja.
Ko je omogočeno, se spremembe sproti posodabljajo v oblaku. Poleg tega OneDrive shrani več različic dokumentov, tako da jih lahko enostavno primerjate in se po potrebi vrnete na prejšnjo različico. Vsakdo, ki je kdaj izgubil eno uro dela zaradi računalniške napake ali izpada električne energije, bo vedel, koliko časa ta funkcija prihrani. Če želite najti starejše različice v sistemu Microsoft 365, kliknite Datoteka> Informacije> Zgodovina različic.
Nasvet 2: Naučite se bližnjic za celoten paket
Ena največjih prednosti Microsoft Office je, kako dosledna je uporabniška izkušnja v različnih aplikacijah. To pomeni, da večina bližnjičnih tipk deluje enako kot v Wordu, Excelu in PowerPointu. Učenje teh ukazov lahko močno pospeši produktivnost. Ctrl + S (⌘S) za shranjevanje, Ctrl + P (⌘P) za tiskanje in še bolj nejasni ukazi, kot so Ctrl + D (⌘D) za pogovorno okno Pisava, ki delujejo v zbirki.
Odličen nasvet za produktivnost je, da zaposlenim zagotovite seznam pogostih bližnjic, ki se lahko po potrebi sklicujejo nanje, dokler ne postane druga narava.
3. nasvet: Uporabite funkcijo Povej mi (Word)
Funkcija Povej mi (kaj želite storiti) je bila dodana v Microsoft Office 2016, a ko se naučite, kako jo uporabljati, je to božja dar. Želite spremeniti slog? Vnesite »Style«. Obrezati fotografijo? Vnesite »Obreži«. Vstavite tabelo, dodajte komentar, spremenite postavitev, posodobite zasnovo, na glas preberite besedilo - v tem meniju lahko hitro in enostavno dostopate do skoraj vseh funkcij sistema Office, pametni predlogi pa s tipkanjem enostavno najdejo tisto, kar iščete samo eno ali dve besedi.
Vendar pa Microsoft 365 nenehno posodablja svoj nabor funkcij, kar morda ni v novejših različicah.
Nasvet 4: Hitro delite dokumente z gumbom Skupna raba
Gumb za skupno rabo se nahaja v zgornjem desnem kotu aplikacije in ga lahko uporabite za hitro skupno rabo dokumenta prek storitve OneDrive, e-pošte, AirDrop (samo Mac) in drugih neodvisnih storitev. Namesto da odprete e-poštnega odjemalca in poiščete datoteko (»Kje sem to spet shranil?«), Kliknite gumb Skupna raba in izberite prejemnike.
5. nasvet: poiščite in zamenjajte
Če morate v celotnem dokumentu spremeniti besedo ali skupino besed, lahko to storite hitro s funkcijo Najdi in zamenjaj. Preprosto pritisnite Ctrl + Shift + H (⌘⇧H) in prikaže se pogovorno okno Najdi in zamenjaj. Vnesite besedilo, ki ga želite spremeniti, v polje Najdi, zamenjavo v polje Zamenjaj in pritisnite gumb Zamenjaj. Office bo poiskal dokument in po potrebi izvedel spremembe.
Prav tako lahko zamenjate z nič (pustite polje Zamenjaj prazno), če želite izbrisati več primerkov besede.
Nasvet 6: Napredno iskanje in zamenjava
To močno orodje ima še več, kot je videti na prvi pogled. S klikom na gumb v spodnjem levem kotu pogovornega okna lahko dostopate do naprednih funkcij, s katerimi lahko takoj spremenite slog pisave, nastavitve odstavkov in drugo besedilo, ki ga potrebujete.
Na primer, lahko poiščete vse krepko besedilo in rdečo pisavo, ali pa izberite celotno besedilo v določenem jeziku in ga poravnajte. Uporabite to kadar koli, če želite temeljito spremeniti določene sloge besedila.
Nasvet 7: Prilagodite in uporabite sloge za čudovite dokumente
Presenetljivo je, koliko ljudi dnevno uporablja Microsoft Office, a kljub temu Styles ne izkoristi za racionalizacijo svojih dokumentov in pospešitev pisanja. Slogi so na voljo na zavihku Domov in vam omogočajo, da sproti uporabljate vnaprej oblikovane nastavitve pisave. Te sloge lahko tudi spremenite tako, da ustrezajo vašim potrebam in dokumentu. Slogi se samodejno posodobijo tudi, ko spremenite teme, kar olajša hitro spreminjanje videza celotnega dokumenta.
Nasvet 8: Kopirajte in prilepite več elementov s programom Spike
Te priročne funkcije vam omogočajo kopiranje več predmetov in lepljenje vseh hkrati. Preprosto izberite prvi blok besedila, pritisnite Ctrl + F3 ali ⌘F3 in nato nadaljujte z naslednjim. Vsakič, ko pritisnete Ctrl ali Command + F3, se besedilo shrani itd. Ko ste pripravljeni prilepiti vse, vnesite Ctrl + Shift + F3 ali ⌘⇧F3. Vtipkate lahko tudi »spike« (z malimi črkami) in pritisnete Enter, shranjeno besedilo pa bo ostalo v pomnilniku, da ga boste uporabili drugič.
Nasvet 9: Kopiranje in lepljenje oblikovanja
Hitro poenostavite formatiranje po blokih besedila, tako da pritisnete Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) za kopiranje oblikovanja (slog pisave in odstavka, barve, poravnava itd.) In Ctrl + Shift + V (⌘⇧V), da prilepite oblikovanje na izbrano besedilo.
Nasvet 10: Prilagodite Officeove trakove
Če se pogosto znajdete v nekaterih menijih ali razširitvah, jih ne oklevajte dodati spredaj in na sredino traku. To lahko storite v razdelku Preference> Ribbon & Toolbar ali v File> Options> Customize Ribbon. Morda boste presenečeni nad širokim naborom funkcij, ki jih lahko dodate na svoj trak za hiter dostop. Trak lahko tudi skrijete, če želite imeti več prostora, tako da enkrat kliknete kateri koli zavihek, odprete Pogled> Trak ali vnesete Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Nasvet 11: Trikrat kliknite, da izberete odstavek
Večina ljudi ve, da lahko besedo dvokliknete, da jo izberete. Besedo lahko tudi trikrat kliknete, da izberete celoten odstavek, kar je zelo priročno za premikanje po velikih kosih besedila med urejanjem.
Nasvet 12: Prilagodite samodejno popravljanje, da vam ustreza
Pogosta pritožba je, da Microsoft Office spreminja besedilo med tipkanjem, tudi če ste prepričani, kaj mislite. Te nastavitve lahko prilagodite pod Orodja> Možnosti samodejnega popravljanja. Odstranite lahko vse, kar vas moti, ali z besedami, ki jih pogosto natipkate. Lahko celo dodate simbole, na primer zamenjavo (c) z ©.
Nasvet 13: Primerjajte dokumente drug ob drugem (samo Windows)
Seveda lahko preprosto odprete ločena okna in jih postavite drug ob drugega, toda funkcija Side-by-Side Microsofta gre še korak dlje s sinhroniziranim pomikanjem, kar izjemno prihrani čas pri primerjavi in urejanju različic dolgih dokumentov.
Nasvet 14: Oglejte si dva različna dela istega dokumenta s pogledom Split
To je fantastično orodje, ko morate spremeniti en del dokumenta, medtem ko se sklicujete na drug razdelek (na primer pri pisanju uvoda ali zaključka). Preprosto pojdite na trak Pogled in izberite Razdeli pogled. V vsakem oknu se lahko samostojno pomikate do različnih odsekov in spreminjate enega od njih.
Nasvet 15: Kopirajte in prilepite kot profesionalca
Skoraj vsi vedo, kako kopirati in prilepiti blok besedila, vendar ste vedeli, da lahko besedilo hitro prilepite brez oblikovanja ali kot sliko ali PDF neposredno v dokument? Preprosto vnesite Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) in prikazal se vam bo dialog z možnostmi.
V Wordu lahko s tem dialogom prilepite besedilo brez oblikovanja, medtem ko lahko v Excelu prilepite samo vrednosti, oblikovanje ali komentarje, vse razen robov in celo seštevanje, odštevanje, množenje in delitev vsote.
Nasvet 16: Prilagodite bližnjico
Funkcije, ki jih pogosto uporabljate, lahko dodate v orodno vrstico za hitri dostop v bližnjičnem meniju katere koli aplikacije na samem vrhu dokumenta. Privzeto boste videli ukaze, kot so Shrani, Natisni in Razveljavi, lahko pa tu dodate skoraj vse. Samo kliknite puščico na desni, da dodate ukaze, ko jih potrebujete.
Nasvet 17: Spajanje oblik (Powerpoint)
Lahko kombinirate različne preproste oblike in tako naredite bolj zapletene, ki bodo videti odlično v vaših predstavitvah, za to pa ne potrebujete modnega orodja, kot je Illustrator. Preprosto izberite oblike, ki jih želite združiti, in na kartici Oblika kliknite Združi oblike. Te združene oblike lahko kopirate in prilepite v druge aplikacije, kot je Word.
Nasvet 18: Uporabite pogojno oblikovanje za dinamično formatiranje celic (Excel)
Pogojno oblikovanje omogoča uporabo slogov za določene celice glede na njihovo vrednost ali vsebino. Na primer, morda boste želeli vsako pozitivno vrednost narediti zeleno in vsako negativno vrednost rdečo. Preprosto izberite celice, ki jih želite formatirati, in nato na traku Domov uporabite zavihek Pogojno oblikovanje. Obstaja veliko prednastavitev ali pa lahko določite svoja pravila in enačbe.
Povzetek
Microsoft Office je eden najboljših pisarniških paketov, ki je na voljo, s številnimi zmogljivimi možnostmi, ki pomagajo racionalizirati delo vaših zaposlenih in povečati produktivnost. Člane ekipe spodbujajte, da raziščejo programsko opremo in si med seboj aktivno delijo nasvete in trike. Ne samo, da je zabavno in razburljivo odkrivati nove funkcije, temveč veliko olajša sodelovanje in zaposlenim omogoča, da v krajšem času naredijo več, hkrati pa delajo bolj udobno.
- Predstavili smo najboljše ponudbe za Microsoft Office.