Najboljša programska oprema za upravljanje dokumentov (DMS) omogoča enostavno in učinkovito upravljanje datotek, tako v spletu kot tudi zunaj njega.
Najboljša programska oprema za upravljanje dokumentovKliknite spodnje povezave, da odprete spletno mesto ponudnika:
1. Predloga
2. Datoteke M
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Upravljanje dokumentov postaja vse bolj pomembno, saj koncept pisarne brez papirja postaja vsakdanja realnost, zlasti z rastjo storitev za shranjevanje v oblaku.
To pomeni, da lahko dokumente namesto, da bi morali hraniti v okornih omarah z datotekami, zdaj varno shranite v spletu. Vendar ne gre le za arhiviranje informacij, temveč tudi za lažji celoten postopek upravljanja dokumentov, zajema vse od predloge blagovnih znamk, izboljšanje delovnih tokov, delo z orodji za sodelovanje in tudi razvrščanje včasih tehničnih informacij. In to je poleg splošnih nalog urejanja in upravljanja dokumentov.
Dobra programska oprema za upravljanje dokumentov (DMS) mora biti sposobna delati tudi z različnimi vrstami digitalnih datotek, ne samo iz pisarniške programske opreme, temveč tudi z aplikacijami za beležke, tehničnimi načrti, slikami in dizajni ter z vsem drugim, na kar si lahko predstavljate, da je bilo prej natisnjeno papir, tudi iz starih formatov datotek. Danes bo poskrbel tudi za oblikovanje programske opreme za dokumente.
Vendar se bo veliko dobaviteljev in izvajalcev še vedno ukvarjalo s papirjem, zato mora vsak sistem za upravljanje podatkov imeti rešitev za optično branje dokumentov, ki je pogosto samostojna ali del programskega paketa za optično branje OCR, tako da bodo vsi takšni računi v papirni obliki, računi ali drugi dokumente je mogoče optično prebrati, tako da je mogoče digitalno kopijo arhivirati med recikliranjem papirnate različice.
Pisarna brez papirja že dolgo prihaja, toda končno je tu za tiste, ki jo želijo sprejeti. Tu so potem najboljše programske rešitve za upravljanje dokumentov.
- Predstavili smo najboljše alternative za Microsoft Office.
1. Predloga
Vsestranska rešitev za upravljanje dokumentov
Enostaven za uporabo vmesnikObsežne funkcijeMobilne aplikacijeAvtomatsko preverjanje skladnostiTemplafy je eno najboljših orodij za upravljanje dokumentov. Cilj sistema je vključiti ključne pisarniške pakete in rešitve, ki jih podjetja uporabljajo vsak dan.
Če je nekaj lahko moteče, je treba ustvariti dokumente blagovne znamke z različno programsko opremo. To lahko postane zamudno in razdrobljeno, vendar Templafy lahko pomaga. Z njim lahko v sistemu ustvarite vrsto datotek in jih upravljate iz enega vira.
Programska oprema je združljiva z različnimi napravami in uporablja oblak za dostop do vseh dokumentov v računalnikih, tabličnih računalnikih in pametnih telefonih. Obstajajo tudi samodejna preverjanja skladnosti in tudi zaposlenim lahko enostavno pošljete povratne informacije.
Za ceno je potreben stik, zato ni presenetljivo, da so natančni stroški odvisni od števila uporabnikov, funkcij in izbranih dodatkov.
2. Datoteke M
Programska oprema za dokumente, ki zazna podvajanje
Priročne integracijeMobilne aplikacijeOpozorila za dokumenteKar zadeva upravljanje dokumentov, si M-Files prizadeva izboljšati notranji potek dela in zagotoviti, da so pomembne informacije vedno varne. Med kupci so številne velike korporacije, kot sta Comcast in Yokohama.
Obstaja en sam trezor za množico datotek, ki jih lahko preprosto poiščete glede na odjemalca, projekt, datum, stanje ali druga merila. Namen programske opreme je preprečiti podvajanje - navadno imamo na koncu dve kopiji istega poročila ali morda več.
M-Files vas bo z analizo imen in projektnih podatkov opozoril, če je bil dokument dvakrat shranjen. Dobite tudi nekaj odličnih integracij, vključno z Microsoft Officeom in Salesforce CRM.
Na voljo je brezplačna preskusna različica, vendar cene na spletnem mestu niso določene, zato se morate obrniti na ponudbo.
3. DocuWare
Organizacija dokumentov se premakne v oblak
Zajema celoten obseg dokumentnih nalogShramba v oblakuMobilna podporaSkrite ceneDocuware uporablja pristop k upravljanju dokumentov v oblaku. Vključuje shranjevanje v oblaku in avtomatizacijo pisarn za ustvarjanje digitalnega delovnega mesta. Ta brezpapirni pristop k celotnemu spektru pisarniških nalog je še en primer digitalne preobrazbe, ki danes vodi številne procese.
Docuware ponuja storitve za ustvarjanje "delovnega toka v oblaku", ko gre za dokumente. Omogoča, da se storitve po potrebi kupujejo v majhnem obsegu, nato pa se po izdelavi scenarijev primerov in zagotovitvi zanesljivosti storitev lahko poveča za večjo uvedbo.
Ponujajo se tudi mobilne aplikacije, ki se lahko vključijo v ta potek dela, kar olajša skeniranje potrdil na poti, odobravanje računov za hitro plačilo in podpisovanje obrazcev neposredno na napravi.
Čeprav Docuware ponuja predstavitev in brezplačno preskusno različico, so cene seveda odvisne od izbranih storitev, zato bodoči kupec zahteva, da stopi v stik s ponudbo po meri.
Brezplačen preizkusPosodobitev: Docuware zdaj ponuja brezplačno preskusno različico v partnerstvu z. Za zahtevek kliknite tukaj zdaj. Ogled ponudbe
4. MasterControl
DMS se je osredotočil na skladnost
Mobilno optimiziranoPodprto s strani regulatorjevGlobalni standardiV velikih organizacijah pogosto obstajajo postopki in predpisi, ki zagotavljajo skladnost dokumentov in upoštevanje smernic podjetja. Ko pa imate veliko datotek, je takim pravilom težko slediti.
Programska oprema za nadzor dokumentov MasterControl, ki jo uporabljajo nekateri največji regulativni organi na svetu, je programska oprema za upravljanje dokumentov, ki obravnava zapletene predpise in standarde po vsem svetu. Njegov cilj je zmanjšati stroške skladnosti in povečati notranjo učinkovitost.
Sistem popolnoma avtomatizira usmerjanje, dostavo, stopnjevanje in odobritev vitalnih dokumentov. Ima tudi centraliziran, varen arhiv, kjer lahko shranjujete in iščete poslovne datoteke.
Brezplačne preizkusne različice ne kažejo, cene pa zahtevajo, da se za ponudbo obrnete na podjetje.
5. XaitPorter
Sodelovanje v oblaku v najboljšem primeru
Popolnoma optimiziran za oblakePametne funkcije sodelovanjaIntegracija SalesforceČe iščete rešitev v oblaku za ustvarjanje dokumentov, morate vsekakor preveriti XaitPorter.
Odlična stvar tega sistema je, da je izjemno prilagodljiv. Hkrati lahko sodelujete in sodelujete pri dokumentih s kolegi ter si lahko enostavno izmenjate povratne informacije. Upravlja tudi vse vidike poteka dela, zato vam ni treba skrbeti za oblikovanje, oštevilčenje in postavitev.
XaitPorter ima tudi nekaj koristnih trikov na področju integracij. Programska oprema lahko deluje s Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText in Dropbox. Trenutno ga uporablja več kot 45.000 podjetij po vsem svetu.
Čeprav je na voljo predstavitev, brezplačnega preskusa ni, cene pa zahtevajo, da se obrnete na ponudbo.
Druge platforme DMS, ki jih je treba upoštevati
Čeprav obstajajo številne namenske pisarniške in dokumentne platforme, ki jih lahko omenimo, nenazadnje Office 365, LibreOffice in Adobe Document Cloud, so te bolj osredotočene na ustvarjanje dokumentov in njihovo upravljanje, namesto na upravljanje in shranjevanje dokumentov iz več virov in formatov. Zato bomo ta seznam nadaljevali z nekaterimi drugimi rešitvami DMS, ki jih je vredno razmisliti:
Samepage se nekoliko razlikuje od običajnega upravljanja dokumentov, saj gre bolj za ustvarjanje enotne kontaktne točke za vsa komunikacijska orodja, projekte in orodja za skupno rabo dokumentov. Cilj je poenostaviti vse v eni sami aplikaciji, namesto da bi imeli več programskih aplikacij za različne naloge. Vmesnik je preprost in enostaven za uporabo, v središče pa je vgrajeno sodelovanje. V zvezi s tem je Samepage potencialno prilagodljiva rešitev za pokrivanje več potreb.
Dokmee se oglašuje kot rešitev za upravljanje vsebin v podjetju za organiziranje, zaščito in upravljanje datotek. Podpira številne formate dokumentov, v okviru storitve pa nudi tudi slikanje dokumentov in zajem podatkov. Vse je mogoče pametno indeksirati z uporabo umetne inteligence, z datotekami, ki se samodejno žigosajo za indeksiranje, in usmerjanjem na podlagi pravil, ki olajša shranjevanje in arhiviranje, kar vse dosežemo z varnim gostovanjem v oblaku. Kot je bilo pričakovano, je sodelovanje podprto, na voljo pa so dovoljenja in možnosti revizije za lažje upravljanje datotek.
eFileCabinet je programska rešitev za upravljanje dokumentov, ki uporablja pametno avtomatizacijo za organiziranje, poimenovanje in shranjevanje datotek glede na njihovo vsebino. Na voljo so predloge za prilagajanje drevesa map dokumentov v celotnem sistemu. Dovoljenja, prenehanje veljavnosti datotek / map in obvestila lahko nastavite tudi za skupno rabo datotek in za pošiljanje zahtev za datoteke, kar se vse naredi z varnim URL-jem. Splošna pravila o dostopnosti lahko nastavite tudi v skladu s politiko podjetja.
Abbyy so morda najbolj znani po svojih bralnikih datotek in storitvah za optično branje, ponujajo pa tudi storitev digitalnega arhiviranja dokumentov, ki omogoča varno shranjevanje in uporabo dokumentov. Dostop je mogoče slediti in beležiti, obstoječe dokumente pa je mogoče ponovno uporabiti in urediti, kot je potrebno za ponovno izdajo. Meta ključne besede je mogoče uporabiti za enostavno iskanje poleg običajnih iskalnih funkcij in jih po potrebi enostavno razširiti po spletu ali e-pošti. Ena od možnih omejitev je, da so storitve Abbyy zgrajene predvsem za shranjevanje dokumentov v obliki PDF.
- Predstavili smo tudi najboljše shranjevanje dokumentov v oblaku.
