eFileCabinet je preprosto ena najboljših programskih platform za upravljanje dokumentov. eFileCabinet ponuja natančen nadzor nad varnostjo, skupno rabo datotek, različicami in še več. Funkcije umetne inteligence vam pomagajo samodejno kategorizirati datoteke, optično prepoznavanje znakov pa omogoča iskanje vseh podatkov v optično prebranih datotekah. Edina slabost eFileCabinet je ta, da je lahko drag, še posebej, če imate veliko uporabnikov ali potrebujete dodatke za integracijo.
V našem pregledu eFileCabinet vam bomo pomagali pri odločitvi, ali je ta platforma za upravljanje z dokumenti primerna za vaše podjetje.
- Najboljša programska oprema za upravljanje dokumentov
Načrti in cene
eFileCabinet ponuja tri možnosti določanja cen. Načrt Advantage stane 55 USD na uporabnika na mesec, če se zaračuna letno, vključuje pa 1 TB prostora za shranjevanje skupaj z vsemi bistvenimi lastnostmi eFileCabinet. Vendar pa imate omejene dodatke, ki jih lahko kupite, zato eFileCabinet ni zelo razširljiv s paketom Advantage.
Poslovni načrt stane 99 USD na uporabnika na mesec, če se obračuna vsako leto, in vključuje 5 TB prostora za shranjevanje za vaše podjetje. Ta načrt vključuje vzporedne predogled dokumentov in integracije z Microsoft OneDrive in Google Drive. Omogoča vam tudi nakup dodatkov za integracijo Salesforce, enotno prijavo, samodejni potek dela in integracijo e-pošte.
Načrt neomejeno stane 199 USD na uporabnika na mesec, zaračuna se letno. Ta načrt vključuje vse dodatke eFileCabinet in neomejeno shrambo dokumentov.
Lastnosti
eFileCabinet je opremljen s funkcijami, ki zaposlenim pomagajo pri izmenjavi datotek, upravljanju dokumentov in racionalizaciji delovnih tokov.
Ena najboljših stvari pri eFileCabinetu je, kako preprosto olajša skupno rabo datotek. S to programsko opremo lahko datoteke takoj delite s komer koli, znotraj ali zunaj organizacije. Neomejeno je število gostujočih uporabnikov, ki jih lahko uporabljate za dokumente v svojem računu, ne glede na vaš načrt. Poleg tega imate nadzor nad dovoljenji za urejanje in se lahko odločite za prejemanje obvestil o prenosu datoteke v skupni rabi.
Zlasti eFileCabinet omogoča tudi zahtevo datotek od drugih uporabnikov ali gostov. Pri zahtevi za datoteko lahko ustvarite več polj dokumentov in se odločite, ali so obvezna ali neobvezna. Prav tako lahko prednastavite mesto za nalaganje datotek, tako da se samodejno naložijo v mapo, kamor spadajo.
Eden od načinov, kako eFileCabinet pomaga organizirati vaše podjetje, je predloge map. S predlogami map lahko ustvarite standardizirane imenike s predhodno imenovanimi mapami. Na primer, lahko sestavite predlogo, v kateri nadrejena mapa vsebuje 12 podimenikov, vsak z imenom posameznega meseca.
Prednost tega sistema je, da ima vsaka datoteka, ki jo ustvarite ali prejmete, svoj dom. Poleg tega je enostavno standardizirati strukture map za vse zaposlene v vašem podjetju. To olajša skupno rabo in iskanje datotek ter odpravlja potencialno zmedo, ki jo povzroči vsak zaposleni, ki ustvarja svoj sistem arhiviranja.
Poslovni in neomejeni uporabniki imajo dostop do avtomatiziranih delovnih tokov dokumentov, kar je močan način za racionalizacijo vašega podjetja. Ena od aplikacij, ki jo izpostavlja eFileCabinet, je samodejno poimenovanje in vložitev dohodnega dokumenta na podlagi prisotnosti določenih ključnih besed v samem dokumentu. Potoke lahko uporabite tudi za razdelitev polj obrazcev v podkategorije, ki jih je mogoče iskati, zaradi česar je iskanje dokumentov še bolj zmogljivo.
Vmesnik in v uporabi
Spletna platforma eFileCabinet je na splošno zelo enostavna za navigacijo, saj ima tri plošče zasnovo, ki omogoča ogled celotnega imenika map, datotek v izbrani mapi in predogled posamezne datoteke. Na voljo je tudi iskalna vrstica za hitro iskanje dokumentov in plošča s priljubljenimi za enostaven dostop do vaših najbolj uporabljenih map.
Vendar je treba omeniti, da znotraj eFileCabinet ne morete urejati dokumentov. To je nekoliko razočaranje, še posebej, če morate preprosto spremeniti Wordov dokument ali obrazec. Kljub temu lahko shranite neomejene različice datotek, kar je lepo za delo na projektih z veliko revizijami.
eFileCabinet ponuja tudi mobilne aplikacije za iOS in Android. Pomembno pri mobilnih aplikacijah je, da vam omogočajo fotografiranje katerega koli papirnega dokumenta in njegovo takojšnje nalaganje v oblak eFileCabinet.
Podpora
eFileCabinet ponuja podporo po telefonu, e-pošti in klepetu v živo od 7. do 18. ure po gorskem času, od ponedeljka do petka. Telefonsko podporo 24 ur na dan lahko kupite kot neobvezen dodatek (samo po cenah). eFileCabinet ima tudi spletno bazo znanja, ki vključuje zelo podrobna navodila za večino ključnih funkcij programske opreme.
Varnost
eFileCabinet gosti vaše dokumente v oblaku in resno jemlje varnost. Vse datoteke so šifrirane v mirovanju, vaša povezava z oblakom pa s SSL. Dvofaktorska avtentikacija med prijavo je prav tako standardna funkcija.
Poleg tega imajo skrbniki precejšen nadzor nad programsko opremo. Nastavite lahko zahteve glede zapletenosti gesla, omogočite seznam dovoljenih naslovov IP ali omejite čas prijave. Skrbniki imajo tudi dostop do celotnih dnevnikov dejavnosti za vse uporabnike.
Edina varnostna funkcija, ki smo jo pogrešali, je bila možnost nastavitve omejitev prenosa datotek v skupni rabi. eFileCabinet ponuja tudi povezave s hitrim dostopom do URL-jev do dokumentov, ki pa so sicer priročni, vendar niso zelo varni.
Tekmovanje
Pri eFileCabinetu je veliko všeč. Če pa nima funkcij ali integracij, ki jih potrebujejo vaše podjetje, razmislite o Dokmee ali DocuWare. Dokmee je namenjen podjetjem, avtomatizacija delovnega toka pa je standardna. DocuWare ponuja dodatna mobilna orodja in funkcije za skladnost ter ogromnih 500 možnosti integracije. Obe platformi ponujata cene samo po cenah, vendar pričakujemo, da bodo dražje od eFileCabinet za srednje velika podjetja.
Končna sodba
eFileCabinet je zmogljiva programska oprema za upravljanje dokumentov z veliko dobrimi lastnostmi za mala in srednje velika podjetja. Platforma omogoča enostavno standardizacijo organizacije datotek v vašem podjetju in samodejno organiziranje datotek s pomočjo delovnih tokov, ki temeljijo na AI. Ima tudi močno podporo za skupno rabo datotek in upravljanje. Čeprav je eFileCabinet drag, se lahko stroški, ki jih lahko poenostavite, splačajo.
- Naš vodnik po najboljši programski opremi za upravljanje dokumentov