Veliko truda je bilo vloženega v Microsoft Teams, saj ga podjetje vidi kot ključno komponento v njihovi funkcionalnosti skupinske programske opreme, ki uporabnikom omogoča kreativno združevanje njihovih prizadevanj prek varnega centralnega komunikacijskega vozlišča.
Da bi dosegli ta cilj, Teams prevzame štiri ključne poslovne funkcije in jih združi v enotno enotno platformo. Sem spadajo pošiljanje sporočil, usklajevanje sestankov, glasovni in / ali video klici in na koncu se integrira v Microsoft Office 365 skupaj z drugimi poslovno kritičnimi orodji, ki jih uporabljate za podporo poslovanja.
Zato lahko komunicirate s posamezniki ali skupinami, usklajujete sestanke in dejavnosti, imate evidenco celotne komunikacije in sodelujete pri dokumentih v celotnem delovnem toku Teams.
Začnimo s skupinami in se natančno sprehodimo po načinu uporabe.
- Morda klepetate v enem izmed naših najboljših prenosnikov leta 2022-2023
1. Zaženite ekipe
Ekipe lahko uporabljate v računalniku neposredno iz brskalnika, v mobilnih napravah (Android in iOS) ali prek namiznih aplikacij za osebni računalnik in Mac.
Toda za to vadnico bomo uporabili različico brskalnika. Ker vsebuje enako funkcionalnost in postavitev kot namestljiva aplikacija.
Če želite uporabiti Teams, pojdite na to spletno mesto https://teams.microsoft.com/start
Tu vas bo povabil, da se »Prijavite se brezplačno«, edina omejitev pa je, da morate imeti ali že imeti Microsoftov račun.
Če že uporabljate poslovno različico Microsoft Office 365, bi morali Teams videti tudi kot eno od standardnih aplikacij v delovnem prostoru Officea.
Ko navedete Microsoftov račun in geslo, morate povedati, v kakšnem okolju boste uporabljali ekipe, možne možnosti pa bodo v šoli, s prijatelji in družino ali v podjetju. Vsaka možnost nekoliko prilagodi ekipe tim profilom, vendar je osnovna tehnologija enaka.
Za to vajo smo kot privzeto izbrali možnost »Za delo«.
Z vzpostavljenim računom in skupinami, konfiguriranimi za uporabo, vam bo spletna različica ponudila namizno aplikacijo, če je ta na voljo za operacijski sistem v vašem računalniku. Tega ni treba namestiti, vendar so nekateri uporabniki bolj zadovoljni z namestljivimi aplikacijami, ki niso odvisne od brskalnika.
Naša prva naloga je ustvariti prvo ekipo. Naredimo to zdaj.
2. Ustvarite ekipo
Osrednja struktura Teams je, predvidljivo, "ekipa".
Če želite ustvariti ali se pridružiti ekipi, kliknite razdelek Skupina v stranski vrstici in nato v spodnjem levem kotu aplikacije označite napis »Pridruži se ali ustvari ekipo«. Če javne ekipe že obstajajo, boste videli predstavljene, da jih kliknete, ali pa vnesete kodo, da se pridružite zasebni ekipi.
V našem primeru nobeno od teh še ni na voljo. Dobimo samo možnost »Ustvari ekipo«.
Za podjetja, ki že imajo skupine Office 365, jih je mogoče uporabiti kot hiter način za ustvarjanje skupine s priloženimi člani, vendar jo bomo zgradili iz nič, tako da izberemo to možnost iz prvega vnosa.
Nato se lahko odločite, ali je ekipa javna, zasebna ali organizacijska. Vsakdo se lahko pridruži javni ekipi, zasebna je samo za povabila in Org-wide samodejno doda vse v podjetju.
Nato se lahko odločite, kako se bo imenovala ekipa, ji date opis in potrdite, za katero vrsto gre. Če imate zasebno ekipo, za katero se pozneje odločite, da mora biti javna ali za celotno organizacijo, jo lahko kot ustvarjalec ekipe pozneje spremenite, če želite.
Da pa bodo ekipe koristne, mora vsebovati več kot samo vaše ime in podatke, temveč tudi podatke drugih članov ekipe. Dodajmo še naslednje.
3. Dodajanje članov ekipe
Obstaja veliko načinov za dodajanje ljudi v ekipe, vendar je najpreprostejši, če jim pošljete e-poštno povezavo, ki jih vpiše, ko kliknejo nanjo. Lahko pa preprosto dodate njihov e-poštni naslov neposredno v Teams.
Imena in e-poštne naslove lahko uvozite tudi iz drugih aplikacij, ki vsebujejo te podatke, kot so Outlook, People ali drugo skladišče stikov.
Ko je z ekipo povezanih nekaj ljudi, se bo pojavila na seznamu ekip in si lahko ogledate njene člane in katero koli dejavnost.
Privzeto ima samo en predmet razprave „Splošno“. V ekipah se ti pododdelki v skupini imenujejo kanali, zdaj pa bomo dodali enega od njih in začeli pogovor.
4. Dodajte kanal
Informacije, potrebne za kanal, so kot ekipa. Ima naslov, opis in lahko rečete, ali je standarden ali zaseben. Zadnja možnost je zelo koristna, če želite začeti zasebni pogovor z drugim članom ekipe, vendar se izogibajte temu, da bi ga videli drugi.
Ko je kanal ustvarjen, lahko dodate objave, naložite datoteke in komunicirate z drugimi v skupini.
Ustvarili smo kanal, imenovan "Počitniške dogodivščine", nato pa smo dodali nekaj spletnih strani in kratko objavo o kanalu. Vsak član z dostopom do tega kanala je lahko opozorjen, če je objavljena nova vsebina, na osebe v objavah pa se lahko sklicujete tako, da vstavite znak @ in nato njihova imena.
5. Kanalski pogovori
Klepet v kanalu ni podoben običajnemu klepetu, kjer je povedano izključno med obema stranema, bolj kot glasna razprava v pisarni odprtega načrta.
V našem primeru se član ekipe Zen pogovarja z Markom, sporočilo se pošlje Marku, pogovor pa lahko vidijo vsi ostali. Čeprav le Mark dobi opozorilo, da je v središču komentarja. Ta pristop omogoča, da je več ljudi opozorjeno s sporočilom in da se vsi zavedajo, kaj je bilo rečeno, če imajo odprte ekipe ali so omogočena opozorila.
Zanimivo je, da tudi če niste omenjeni, lahko še vedno odgovorite na objavo v kanalu, morda če želite reči: »Mark je zunaj za danes, je morda pozabil na vaš sestanek?«.
6. Čas video klepeta
Na dnu desne plošče je vrstica ikon, ki omogočajo, da imajo pogovori bogatejšo vsebino kot le besede, poleg njih pa je najpomembnejša ikona v Meetu.
Podobno kot video kamera ima ikona oznako »Meet Now«, če miškin kazalec premaknete nad njo in privzeto sproži sestanek z videoposnetkom.
Ko ga kliknete, boste dobili možnost, da onemogočite video, če želite, in sestanku določite tudi temo. Ko se odločite, lahko kliknete »Spoznaj zdaj« in začnete sestanek, četudi ste takrat edini, ki ste se ga udeležili.
Ko je sestanek v teku, bi morali videti sebe in videti tudi majhno nadzorno ploščo, ki vam omogoča utišanje zvoka, onemogočanje videa, distribucijo datotek udeležencem, prikaz klepeta in tudi ogled, kdo se udeležuje.
Lahko tudi delite namizje ali uporabite funkcijo table, da označite sliko ali predstavitev, o kateri morda razpravljate.
7. Upravljanje kanalov
Če se pridružite kanalu in se iz kakršnega koli razloga odločite, da ne vsebuje ničesar pomembnega za vas, lahko kanal izbrišete. Vendar bodite pozorni, vsi pogovori, zapisi sestankov in kar koli drugega v zvezi s tem kanalom bodo izbrisani in si premislite in ga dobite nazaj.
Edina izjema pri brisanju je, da se bodo vse priložene datoteke obdržale v Sharepoint-u, tudi po odstranitvi kanala.
Očitno je, da če izbrišete kanal, ustvarjen za sestanek, ki se ni zgodil, ali projekt, ki se ni nikoli začel, potem je to v redu. Vendar bodite previdni pri odstranjevanju kanalov, ki jih boste morda potrebovali v določenem trenutku, četudi ne takoj.
8. Dodajanje več funkcionalnosti
Različica programa Teams, ki smo jo predstavili, je osnovna funkcionalnost tega izdelka, vendar lahko Teamsu dodate vse funkcije in integracije, odvisno od izdelkov, ki jih uporabljate na delovnem mestu.
Dober primer te razširljivosti je, da bo veliko podjetij uporabljalo Office 365 s koledarjem v oblaku, tista, ki to storijo, pa bodo na levi strani »Srečanja« videli dodatno ikono. To omogoča načrtovanje sestankov v prihodnosti in obvešča vse, če je enak premaknjen ali pozneje preklican.
Microsoft Teams ponuja tudi povezave s široko paleto neodvisnih poslovnih izdelkov, kot so KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote in mnogi drugi. Če resno uporabljate Teams, se je vredno pogovoriti s svojimi IT-predstavniki o tem, katere dodatne funkcije lahko omogočite z Microsoft Teams.
- Najboljši brskalniki leta 2022-2023: najhitrejši in najvarnejši način dostopa do spleta