Številna podjetja doživljajo najbolj dramatičen premik v svojem delovanju v zadnjih desetletjih - če ne v novejši človeški zgodovini. Svet od pandemije leta 1919 ni doživel ogromnega in nenadnega premika v tem, kako in kje zaposleni delajo in kako se povezujejo med seboj.
Obstajajo namigi o dobrih novicah. Nekega dne se bomo vrnili v normalno stanje in obstajajo nekateri znaki, da pandemija ponekod upada. Vendar pa obstajajo tudi znaki, da se pandemija uveljavlja v krajih, kot sta Francija in Japonska. Gotovo je eno - zaposleni bodo v bližnji prihodnosti delali doma in pametno je razviti dolgoročne načrte. Ti nasveti vam lahko pomagajo razviti strategijo zdaj, namesto da bi upali, da se težava umiri.
1. Razviti trdno strategijo video komunikacije
Prednostna naloga je predvsem, da se zaklenete v orodje za videokonference, ki ga uporabljajo vsi. To je prvi korak, saj mora vsako podjetje ugotoviti, kako komunicirati na način, ki posnema osebne stike. Za to obstajajo razlogi za duševno zdravje zaposlenih, neprekinjenost poslovanja - in finančni razlogi za podjetje. Brez standardnega načina povezovanja prek videa - ne glede na to, ali je to ena na ena, v manjših skupinah ali kot celotno podjetje -, bodo takoj težave. Nenavadno pa je, da številna podjetja tega še niso storila in se zanašajo na več aplikacij za video klepet, kot so Skype, Zoom in celo Apple FaceTime.
Težava je v tem, da pogosto ni strategije, kako to deluje - kdo ima plačane račune v organizaciji, ali obstajajo varnostni standardi ali če aplikacija za video klepet deluje v podprtih napravah. Pogosto ni dokumentiran in komunikacije je malo, predvsem zato, ker nas je ta ogromen prehod na delo na daljavo presenetil. Tudi če obstajajo nekatere standardne aplikacije in dobra komunikacija, ni dovolj močna, da bi se ukvarjala z vprašanji, kot je sestanek celotnega podjetja ali način sporočanja nujnih informacij.
2. Zaklenite pogodbo o zaposlitvi od doma od delavca
Pravni strokovnjaki so povedali.com, da pogodba o delu na daljavo ni več neobvezna. Težava je v tem, da številna podjetja pred pandemijo niso imela enega za vse delavce ali pa ga niso v celoti rešila. Večina je tu in tam eksperimentirala z delovnimi ureditvami na daljavo, vendar ne v takem obsegu. Pomembno je, da kot del dolgoročnega načrtovanja razvijete pogodbo, začenši s poglavjem o zdravju in varnosti zaposlenih. To jih ščiti in razjasni položaj podjetja, hkrati pa tudi delodajalca, koliko je podjetje odgovorno za dobro počutje zaposlenih. (Po mnenju pravnih strokovnjakov mora podjetje še vedno zagotoviti zaposlenemu varno in zdravo delovno okolje, tudi od doma.)
Pogodba bi se morala razširiti na številna druga področja. Odgovoriti mora na vprašanja, kot so: kdo je odgovoren za katero koli poslovno širokopasovno storitev in za kakšno ceno? Če bi bil poslovni prenosnik, ki ga izda zaposleni, poškodovan, kdo naj plača popravila in kako hitro? Koliko ur naj dela delavec in kako prilagodljiva je ureditev glede njihovega dneva? Bolj ko pogodba lahko pojasni, kaj pomeni delo od doma, tem bolje. Pomembno je tudi, da se s tem dogovorom ne mudi - za dolgoročni scenarij dela od doma, kjer so vsi na daljavo, mora biti pogodba dovolj trdna, da bo prenašala nevihto več mesecev ali celo leto dela na daljavo.
3. Zmanjšajte število aplikacij in orodij, ki jih uporabljate za racionalizacijo dela na daljavo
Eno od nenadnih spoznanj mnogih podjetij je, da so se zanašali na preveč poslovnih aplikacij in storitev. Obstajajo podjetja, ki so različnim skupinam poleg shranjevanja v oblaku, ki ga ponujajo z lastnim podatkovnim centrom ali Amazonom, dovolile več storitev za shranjevanje v oblaku, kot sta Dropbox in Microsoft Onedrive. To je bilo že pred pandemijo zmedeno. Izgovor podjetja je bil, da je delavcem pomagal, da so postali mobilni in ostali povezani.
Ne več. Množica aplikacij, ki jih uporabljajo zaposleni (bodisi sankcionirano v podjetju ali ne), je ustvarila še večjo zmedo in kaos, zlasti za vašo službo za pomoč uporabnikom in upravljanje IT. Ne samo, da je težko podpirati toliko aplikacij, ampak so tudi zaposleni zmedeni in manj produktivni. V enem dnevu lahko preklopijo med Microsoftovimi skupinami in Slackom, se udeležijo klica Skype in nato uporabijo Zoom na svojem iPhoneu za drugo srečanje. Ustvarja grozljivo okolje za delo od doma. Starodavni koncept "običajnega namizja" je nenadoma postal veliko pomembnejši tudi za manjša podjetja z "vse gre". Veliko bolje je, da se zaprete v bolj predvidljiv nabor aplikacij in storitev.
4. Duševno zdravje
Obstaja še ena zadnja točka glede dolgoročnega vpliva poslovanja podjetja z oddaljeno delovno silo. Bistveno je, da razmišljate o duševnem zdravju. Delo od tedna ali dva od doma ni preveč dramatično, a ko zaposleni mesece delajo na daljavo, lahko ustvarijo napetosti in stres, ki jih prej ni bilo. Tudi tisti, ki so leta ali desetletja delali od doma, bi lahko bili presenečeni nad vplivi dela na dom na duševno zdravje, ko se ne bi smeli sestajati z ljudmi v kavarni ali nakupovati v nakupovalnem središču.
Vsaka dolgoročna strategija mora obravnavati to vprašanje. Morda obstajajo načini, kako v delovno dobo vnesti nekaj rahločutnosti, dodati dodaten čas sestankom Zooma, da »streljajo vetrič« ali skupaj pijejo kavo. Razmislite o tem, da bi zaposlenim poslali dodatne pakete za oskrbo ali organizirali več sej Facebook Live, namesto da bi se sestali samo prek Skypea ali Zooma.
To ne sme biti manjši dodatek k vaši poslovni strategiji, temveč spredaj in v središču - kako ohraniti zaposlene angažirane in zbrane, kako jim omogočiti ustrezne odmore in marže, kako razviti osebne odnose in skrbeti zanje brez stalnih delovnih pričakovanj. Zaposleni, ki se zabavajo skupaj - tudi na daljavo - bolje sodelujejo.
- Predstavili smo najboljšo programsko opremo za produktivnost
- VPN-ji za oddaljeni dostop - kaj so in kateri so najboljši
