Najboljša programska oprema za urejanje in upravljanje dokumentov lahko poenostavi in olajša upravljanje dokumentov v skupinskem okolju.
Najboljše aplikacije za urejanje dokumentov1. Microsoft 365
2. Evernote
3. Pisarna WPS
4. PandaDoc
5. Adobe Document Cloud
Programska oprema za urejanje in upravljanje dokumentov je vse bolj pogosta, saj podjetja še naprej spodbujajo delo od doma. To pomeni, da lahko zaposleni delajo na daljavo, hkrati pa še vedno lahko sodelujejo in shranjujejo iste dokumente, na katerih delajo.
Čeprav je na voljo več pisarniških paketov in možnosti za shranjevanje dokumentov, pri sodelovanju ne delujejo dobro vsi. Ne gre preprosto za to, da bi morali biti zaposleni sposobni deliti datoteke v enakem obsegu kot delo na istih datotekah v realnem času, kot so preglednice in dokumenti.
To pomeni, da mora biti najboljša programska oprema za urejanje in upravljanje dokumentov to sposobna upoštevati, hkrati pa ohraniti ustrezen sistem arhiviranja in arhiviranja, hkrati pa po potrebi imeti na voljo takšne datoteke za skupinsko urejanje. To pogosto vključuje storitve za shranjevanje dokumentov v oblaku, ki so vgrajene v programsko opremo ali vsaj na voljo kot dodatna oprema.
V nadaljevanju bomo predstavili najboljšo programsko opremo za urejanje in upravljanje dokumentov, ki skupinam ne samo olajša dela, temveč zagotavlja tudi varno in varno shranjevanje dokumentov.
- Predstavili smo najboljše shranjevanje v oblaku.
1. Microsoft 365
Izvirna in najboljša pisarniška programska oprema
Razlogi za nakup
+ Vodja na trgu + Osnovna pisarniška orodja + V oblakuMicrosoft Office je verjetno platforma, na katero večina ljudi najprej pomisli, ko gre za pisarniške pakete za produktivnost, saj je Microsoft 365 v oblaku (prej imenovan Office 365) najnovejša inkarnacija.
Kar je zagotovilo, da je Office postal vodilni na trgu, je celovit način, kako lahko podatke zajemajo različne aplikacije in jih premikajo med seboj, s čimer je delo bolj učinkovito in brez težav. Word, Excel, PowerPoint in Outlook, ki tvorijo osrednje programe, zajemajo vse, od dokumentov, preglednic, predstavitev in e-pošte - dejansko pokrivajo najpomembnejše pisarniške potrebe. Poleg tega OneDrive ponuja spletno shranjevanje in varnostne kopije, da bodo vaše datoteke varne.
Čeprav obstajajo druge možnosti za Microsoft 365, večina tekmecev poskuša nadoknaditi Microsoft, namesto da bi ponujala inovativne nove funkcije, Microsoft 365 pa še vedno ostaja pisarniški paket z najobsežnejšo paleto funkcij. Tudi če uporabite eno od teh možnosti, boste verjetno delali z oblikami dokumentov, ustvarjenimi posebej za MS Office, in obdelovali podatke strank in dobaviteljev, ki uporabljajo platformo MS Office.
Medtem ko ima Microsoft 365 svoje kritike, je bistvo, da nihče ne dela pisarniške produktivnosti bolje kot Microsoft, in ključne aplikacije v Officeu še niso izboljšane.
2. Evernote
Kralj zapisovanja
Razlogi za nakup
+ Obdeluje ročno napisane zapiske + Preprosto sodelovanje + Dober nabor integracij aplikacijEvernote je, kot že ime pove, nekoliko pomanjšalo platno, in je specializirano za zapisovanje, arhiviranje in skupno rabo in je že vrsto let široko sprejeto na delovnem mestu (in pri posameznikih).
Kljub digitalnemu ličenju lahko obdeluje ročno napisane zapiske ter račune in zvočne datoteke ter omogoča dostop do vsega na namizju in mobilnih napravah. Ima tudi faktor sodelovanja, saj lahko uporabniki delajo na skupnih zvezkih, ki se takoj posodobijo pri urejanju.
Evernote je na voljo podjetjem z osnovnimi, plus in premium modeli. To razširi prostor za shranjevanje brezplačne ponudbe in olajša skupno rabo vsebine, digitalizacijo pomembnih dokumentov, zajem možganov, osredotočenih na sliko, in spremljanje financ.
Morda mislite, da bi Evernote dobro deloval poleg vaših sedanjih orodij za obdelavo besedil in produktivnosti namesto namesto da bi jih uporabljal. Takšno povpraševanje je bilo opaženo - namenjena je besedam - in storitev je mogoče v celoti integrirati z Google Drive, Outlookom, Slackom, Salesforceom in drugimi.
3. Pisarna WPS
Zmogljiv brezplačen mobilni pisarniški paket
Razlogi za nakup
+ Zmogljiva paleta funkcij + Podpira široko paleto vrst datotek + upravitelj PDF + Brezplačna uporabaWPS Office je vsestranski pisarniški paket za produktivnost s celo vrsto funkcij za urejanje in upravljanje dokumentov.
Čeprav je na voljo za prenos na osebne računalnike z operacijskim sistemom Windows, je dosegel poseben uspeh kot mobilna pisarniška zbirka za iOS in Android.
Čeprav ima različica za osebni računalnik osnovno brezplačno različico in naprednejšo plačljivo različico, je mobilna različica WPS Office brezplačna in jo podpirajo nevsiljivi oglasi, čeprav lahko za njihovo odstranitev plačate naročnino.
WPS Office pride na vrsto veliko število različnih datotek, ki jih je mogoče urejati ali upravljati, od široke palete vrst dokumentov do dodatnih formatov datotek, kot sta PDF in XML, pa tudi vrsto programov.
Pisarniške datoteke lahko preprosto pretvorite med vrste, ne glede na to, ali se nanašajo na dokumente, preglednice ali predstavitve, na voljo pa je tudi popolnoma funkcionalen urejevalnik PDF in upravitelj, ki sta brezplačno vključena.
Datoteke lahko samodejno shranite v oblak prek različnih storitev, nenazadnje Google Drive, DropBox in OneDrive.
- Preberite naš celoten pregled WPS Office.
4. PandaDoc
Upravljanje dokumentov za povečanje vaše spodnje vrstice
Razlogi za nakup
+ Posebne funkcije za poslovanje in prodajo + Preprosto upravljanje, organiziranje in ponovna uporaba sredstevRazlogi, ki se jim je treba izogniti
-Ni možnosti sodelovanja v živo na dokumentihUpravitelj dokumentov, usmerjen v prodajo, PandaDoc se opisuje kot "prihodnost dokumentov" in poroča o statističnih podatkih, ki očitno kažejo na razliko, ki jo ima v spodnjem vrstnem redu vašega podjetja. Po navedbah storitve stranke poročajo o 50% manj papirologije, 30% višjih stopnjah zapiranja in 15% višji vrednosti na zaprto stopnjo, zahvaljujoč PandaDoc.
Vaša prodajna ekipa se slini, toda kaj točno počne program? No, funkcije vključujejo urejevalnik dokumentov, ki je priložen tematskim predlogam za dosledno knjiženje blagovnih znamk, knjižnic vsebin in slik za shranjevanje sredstev za večkratno uporabo, kalkulatorjev stroškov in marž, analitiko dokumentov, ki prikazuje, kako dolgo ljudje porabijo za posamezen izdelek, konfiguracijo, ceno in ceno (CPQ ) orodje in še veliko več.
Medtem ko so delovni prostori na voljo za sodelovanje, več uporabnikov ne more hkrati dostopati do dokumenta in delati na njem, kar se zdi pomanjkljivost. Kljub temu se bo PandaDoc osredotočil na poslovanje tistih, ki želijo posebej upravljati prodajo in finance prek svojega upravitelja dokumentov, česar druge storitve, ki smo jih obravnavali, ne ponujajo.
5. Adobe Document Cloud
Za celovito upravljanje PDF-jev
Razlogi za nakup
+ Urejanje in upravljanje PDF-jev + možnost oblikovanja + Spajanje datotekRazlogi, ki se jim je treba izogniti
-Omejeno na datoteke PDFAdobe Document Cloud deluje z lastniško datoteko PDF in ne z vrsto pogostih vrst datotek, kot to počne nekaj zgoraj naštete programske opreme. V poslovnih datotekah PDF pa je vseprisotno, zato je smiselno imeti namenski programski paket, ki ne more samo delovati s tem, temveč omogoča tudi najširši nabor funkcij urejanja.
Čeprav bo veliko ljudi seznanjeno z datoteko PDF, ki je samo za branje, Adobe Document Cloud omogoča celoten obseg ustvarjanja in urejanja, tudi z obstoječimi datotekami PDF. Obstajajo tudi dodatne funkcije, kot so zmožnost združevanja datotek PDF, zaščita z geslom in oblikovanje fokusov PDF za vračanje dogovorov.
Zaradi tega je Adobe Document Cloud neverjetno vsestranski in uporaben kot platforma za urejanje in upravljanje dokumentov, kar omogoča popoln nadzor nad datotekami na načine, ki jih običajne oblike dokumentov ne podpirajo.
Ker toliko podjetij optično prebere dokumente v format PDF za svoje digitalne arhive, postane Adobe Document Cloud še pomembnejši del ponudbe vaše pisarniške programske opreme, tudi če za različne naloge uporabljate tudi druge programe.
Ker lahko dokumente pogosto izvozi v format PDF s pomočjo druge pisarniške programske opreme, lahko Adobe Document Cloud postane nekaj glavnega krmilnika za urejanje in shranjevanje dokumentov.
- Preberite naš celoten pregled Adobe Document Cloud.
Upoštevajte tudi te urejevalnike dokumentov
Preobremenjenost z dokumenti v vašem podjetju? eFileCabinet je tu, da pomaga z zajemom, shranjevanjem, upravljanjem in skupno rabo datotek. Na voljo je tudi kot mobilna aplikacija, ki uporabnikom omogoča, da kliknejo in naložijo slike dokumentov, nato pa jih je mogoče obdelati in vložiti.
Microsoft želi poskrbeti za vaše škrabanje in krajša besedila ter za vaše daljše dokumente z OneNote prevzem Evernota v svetu urejanja in upravljanja zapiskov. Tisti, ki so že dobro vpeti v Officeov ekosistem, se lahko odločijo za Microsoftovo različico.
Morda mislite, da smo do zdaj že pokrili vse, kar lahko naredite z dokumentom, vendar ne. Vnesite strokovnjaka za e-podpis DocuSign, ki podjetjem in njihovim strankam omogoča hitro in enostavno podpisovanje celotne palete dokumentov in obrazcev prek spleta brez težav z usposabljanjem ali namestitvijo dodatne programske opreme.