Ob vse večjem številu kibernetskih napadov moramo biti vsi vedno bolj pozorni na zaščito svojih podatkov. Če vodite davčno družbo, je nadvse pomembna tudi zaščita podatkov o davkoplačevalcih strank. V davčni sezoni se tveganja še povečajo, saj podjetja in davčne družbe izmenjujejo informacije, ko si prizadevajo za čas predložitve davkov.
To je seveda zelo zanimivo za kiber kriminalce, ki bi radi imeli možnost dostopa do podatkov vaše davčne družbe in tudi do informacij o strankah. Če se uspejo infiltrirati v te podatke o davkoplačevalcih, jih lahko uporabijo za vložitev lažnih davčnih napovedi, prav tako pa davčni družbi in njeni bazi podatkov strank povzročijo resne posledice.
Zato je ključnega pomena zagotoviti, da bodo tako posamezniki kot davčne družbe sprejeli ukrepe za zmanjšanje nevarnosti kiber kriminalcev. Za posameznike je paket zaščite pred krajo identitete odlična ideja.
Za davčna podjetja je mogoče sprejeti nekaj korakov, ki so mnogi sorazmerno preprosti in ne vključujejo nič drugega kot le liberalne količine zdrave pameti. Za močnejši nabor preventivnih ukrepov pa boste želeli poiskati pomoč za celovitejšo rešitev, katere možnosti bomo raziskali spodaj.
- Oglejte si najboljšo zaščito pred krajo identitete
- Najboljša davčna programska oprema danes
- Oglejte si najboljšo računovodsko programsko opremo
Hekerske grožnje
Vsakdo je lahko žrtev kibernetske kriminalitete in to ne vključuje samo ljudi, ki doma oddajajo davčne napovedi na prenosnih računalnikih, računalnikih ali pametnih telefonih. Novice redno objavljajo naslove o varnostnih kršitvah v velikih podjetjih, zaradi česar so pogosto ogroženi podatki o strankah. Morda se zgolj izgubi e-poštni naslov, čeprav lahko resnejše kršitve vključujejo ogrožene podatke, kot so podatki o naslovu, številke kreditnih kartic in, še huje, številke socialne varnosti.
Če vodite davčno družbo, je odgovornost zato precejšnja, kar pomeni, da morate zagotoviti vse ukrepe za zaščito podatkov o strankah. IRS ponuja koristno dokumentacijo, ki lahko pomaga opisati ključne odgovornosti in zaščitne ukrepe, ki jih je treba vzpostaviti za boj proti tej težavi. Z naslovom Varstvo podatkov o davkoplačevalcih je priročen priročnik, ki opisuje ukrepe, ki jih mora sprejeti vaša davčna družba.
Če se vaše podjetje ukvarja z veliko elektronske prijave, ko gre za obračun dohodnine, je to dobro branje. Izdelava akcijskega načrta in najboljših preventivnih ukrepov bo zagotovo pomagala vašemu davčnemu podjetju učinkoviteje zavarovati podatke o strankah.
Varnostna programska oprema
Ne glede na to, kako dobra varnostna programska oprema je na voljo, obstajajo kiber kriminalci, ki se zdijo sposobni ostati korak pred igro. Če pa vodite davčno družbo, pa ignoriranje grožnje in se sploh ne obremenjujete z varnostno programsko opremo, v resnici ni dobra ideja. Če vlagate v protivirusno programsko opremo in požarni zid, boste zagotovo na boljšem mestu, kot da sploh ne bi imeli ničesar.
Tudi varnostni paketi, ki temeljijo na naročninah, se nenehno posodabljajo, kar pomeni, da se bodo morebitne nove grožnje ustavljale, preden bodo kiber kriminalci lahko dostopali do podatkov vaše stranke. Nujno je imeti čim več ovir za zaustavitev kiber kriminalcev in preprečevanje, da bi goljufi pri kraji identitete dobili podatke o strankah, ki bi lahko vključevali njihovo najpomembnejšo številko socialnega zavarovanja, zato je smotrno izbrati najboljšega, ki je na voljo.
Čeprav se številni paketi varnostne programske opreme in požarnega zidu dinamično posodabljajo, je vredno spremljati, kaj počne vaša naročnina. Prepričajte se tudi, da preprečite, da bi kdaj koli potekel, na primer naročniški račun poteče. Medtem ko pregledujete nastavitev varnostne programske opreme, je pametno tudi pogledati, kako izboljšati programsko opremo za šifriranje pogona, če je še nimate, da bi pokrili druge osnove v omrežni ureditvi davčne družbe.
Zaščita podatkov
Če imate davčno družbo, je velika verjetnost, da boste morali v podjetju imeti veliko shranjenih podatkov. Kot pogosto pogosto poročajo, so primeri shranjenih podatkov, ki so ogroženi, povsem običajni, saj veliko sistemov vdrejo zunanji viri. To pomeni, da morate sprejeti ukrepe za zagotovitev, da so vsi podatki o vaših strankah, pa tudi podatki o notranjih davčnih družbah, šifrirani.
Podjetja vse pogosteje uporabljajo številne različne možnosti, ki jih ponujajo zunanji strežniki in varnostni sistemi v oblaku. Mnogi od njih imajo na voljo boljše varnostne ukrepe, kot jih morda upa samostojno podjetje. Vredno je preveriti svoje možnosti, ko gre za nekaj takega, kot je eden najboljših varnostnih sistemov v oblaku, saj so pogosto presenetljivo dostopni.
Če preidete na nastavitev v oblaku, se prepričajte, da ste razumni pri razgradnji starih pogonov. Vso strojno opremo, ki je bila uporabljena v vašem davčnem podjetju, bo treba izbrisati; zagotovite, da so bili vsi podatki na pogonih predhodno varnostno kopirani. Čeprav zastareli del strojne opreme, kot je stari pogon, morda nikogar ne zanima veliko, bi se kiber kriminalcem lahko zdel zelo koristen. Zato ne pozabite porabiti časa, da bi te stare enote postale neberljive.
Spremljajte gibanje
Ne glede na to, kako velika ali majhna bi bila vaša davčna družba, je treba stalno spremljati dejavnost znotraj računov strank. Spremljanje vsega, kar morda ni videti ali se zdi pravilno, je ključnega pomena. Eden izmed najbolj uporabnih pripomočkov za to je uporaba elektronske identifikacijske številke vpisa (EFIN), ki jo IRS izda posameznikom in podjetjem, ki jih je služba za notranje dohodke odobrila za pooblaščene ponudnike e-datotek.
Morali boste natančno zaščititi znesek davčnih obračunov, ki jih oddaja vaše podjetje, kar je mogoče storiti s pomočjo EFIN. To naj bi omogočilo veliko lažje spremljanje in vam omogočilo, da opazite kakršno koli goljufivo vrnitev, ker jo je treba vključiti v ves elektronski material za vračilo, ki se pošlje davčni upravi.
Čeprav je sistem, ki ga ima IRS, dober, lahko temu pomagate tako, da ostanete skrbni in zagotovite, da vaša davčna družba stori vse, da zaščiti podatke o strankah. Pozorni na znake goljufive dejavnosti in grožnje s strani kiber kriminalcev, kot so zavrnjene vrnitve, obvestila, ki se nanašajo na vračila strank, ki še niso bila vložena, ali druge nepravilnosti, ki bi lahko in bi morale zazvoniti.
Prijava prevare
Če naletite na kaj neugodnega ali odkrijete nekaj, kar je očitno goljufivo, potem je naslednji korak čim hitrejši ukrep. Za podobne kršitve davkov boste želeli takoj stopiti v stik z davčno upravo, tako da jih seznanite s podrobnostmi. Če za zaščito podatkov svojih strank uporabljate storitve drugih podjetij, jih boste tudi obvestili.
Medtem ko se vse to dogaja, je nujno tudi, da si zapomnite varovanje občutljivih podatkov o strankah, zato ne pozabite, da ničesar ne delite z nikomer, razen z IRS. Tudi če uporabljate pomoč zunanjih strokovnjakov za IT in varnost, je še vedno pametno, da je krog ljudi, vključenih v katero koli preiskavo, čim manjši, kolikor je realno mogoče.
- Oglejte si naš pregled najboljše zaščite pred krajo identitete
